Chaos w fakturach, zagubione umowy czy opóźnienia w akceptacji kluczowych wniosków potrafią skutecznie zahamować rozwój każdej organizacji. Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzi system Comarch BPM (dawniej Comarch DMS), który wprowadza w pełni uporządkowany obieg dokumentów. Narzędzie to pozwala zastąpić wypełnianie papierowych dokumentów, cyfrowym ekosystemem, przynosząc wymierne oszczędności czasu i eliminując ryzyko pomyłek.
Do czego służy system Comarch BPM?
Comarch BPM (Business Process Management) odpowiada za digitalizację kluczowych obszarów działalności firmy, obejmujących rejestrację, opis, wieloetapową akceptację oraz bezpieczną archiwizację wszelkiego rodzaju pism. Oprócz standardowych dokumentów, takich jak faktury czy umowy handlowe, oprogramowanie umożliwia sprawne przekazywanie informacji wewnętrznych. Dzięki dostępności z poziomu aplikacji desktopowej przeglądarki internetowej bądź dedykowanych aplikacji natywnych na systemy iOS lub Android, pracownicy mogą realizować zadania z dowolnego miejsca na świecie.
Najważniejsze cechy i zalety systemu – efektywność w praktyce
Automatyzacja oraz optymalizacja codziennych obowiązków to główne cele wdrożenia tego rozwiązania. System wspiera użytkowników na każdym kroku, oferując zestaw inteligentnych funkcji podnoszących wydajność pracy:
- Automatyczne rozpoznawanie faktur (Comarch OCR) – usługa pozwala na błyskawiczne wprowadzanie faktur do systemu wraz z kompletem danych, pobierając dokumenty bezpośrednio ze skanerów lub skrzynek e-mail.
- Konfigurator procesów low-code – intuicyjne narzędzie graficzne umożliwiające dowolną edycję istniejących workflow oraz budowania od zera własnych obiegów.
- Inteligentne reguły biznesowe i machine learning – oprogramowanie automatycznie podpowiada kolejne kroki w procesie, samodzielnie uzupełnia powtarzalne dane oraz przekazuje dokumenty dalej po upływie określonego czasu.
- Zintegrowany system powiadomień – użytkownicy natychmiast otrzymują wiadomości e-mail oraz powiadomienia mobilne o przypisanych zadaniach.
- Elektroniczne archiwum i pełna historia – system gwarantuje natychmiastowy dostęp do cyfrowej bazy dokumentów, wykluczając ryzyko ich zgubienia. Zapewnia przy tym wgląd w pełną historię procesu działania, precyzując czas realizacji oraz wskazując osoby odpowiedzialne za każdy etap.
Wszystkie te funkcjonalności sprowadzają się do jednego celu – maksymalnego odciążenia zespołu od rutynowych, manualnych zadań.
Ścisła współpraca z systemami Comarch ERP
Ogromnym atutem rozwiązania jest jego wbudowana, natywna integracja z systemami klasy Comarch ERP: XL, Optima, Altum oraz Enterprise. Wspólne środowisko informatyczne pozwala pracować na tych samych słownikach danych (m.in. bazach kontrahentów czy towarów), a także swobodnie wiązać dokumenty pomiędzy aplikacjami.
Pracownicy wykorzystują te same dane logowania, a bezpośrednio z poziomu Comarch BPM możliwe jest automatyczne generowanie plików docelowych w ERP. Architektura systemu pozwala na proste definiowanie dodatkowych pól za pomocą zapytań SQL oraz języka C# (C Sharp). Co ważne, dla firm posiadających inne oprogramowanie centralne, wersja Standalone umożliwia wdrożenie i efektywną pracę narzędzia również z zewnętrznymi systemami ERP.
Wszechstronne obszary zastosowania w strukturach firmy
Szeroki potencjał konfiguracji sprawia, że system doskonale sprawdza się w niemal każdym dziale przedsiębiorstwa, niezależnie od specyfiki branży:
- Finanse i Księgowość – sprawna obsługa i opisywanie faktur, weryfikacja wewnątrzfirmowych zapotrzebowań, rozliczanie delegacji oraz wielopoziomowa akceptacja płatności.
- Obszar HR – cyfrowe zarządzanie wnioskami urlopowymi, obsługa procesów zatrudnienia nowych pracowników, ewidencjonowanie i odbiór nadgodzin oraz organizacja zastępstw.
- Administracja – rejestr, opiniowanie i elektroniczne archiwizowanie umów, nadzór nad korespondencją, przygotowywanie wniosków dla zarządu oraz obsługa wewnętrznych zgłoszeń IT (helpdesk).
- Dowolne procesy dedykowane – zarządzanie jakością zgodne z normami ISO, obsługa zgłoszeń serwisowych, koordynacja bieżących zadań oraz autoryzacja zmian limitów kupieckich.
Cyfrowa efektywność na wyciągnięcie ręki
Wdrożenie platformy Comarch BPM to strategiczny krok w stronę pełnej cyfryzacji, która przekłada się na optymalizację zasobów, redukcję kosztów oraz wzrost bezpieczeństwa danych. Eliminacja papierowego obiegu dokumentów i automatyzacja powtarzalnych czynności pozwala pracownikom skupić się na zadaniach generujących zysk, zamiast na żmudnej pracy administracyjnej.
Jeśli chcesz usprawnić procesy w swoim przedsiębiorstwie, zlikwidować problem gubiących się pism, a także zyskać pełną kontrolę nad obiegiem informacji, skontaktuj się z naszymi doradcami. Przeanalizujemy potrzeby Twojego biznesu i zaproponujemy optymalny plan wdrożenia systemu dopasowanego do specyfiki działalności.