Ręczne przepisywanie dokumentów to przeszłość. Współczesne przedsiębiorstwa stawiają na automatyzację procesów, pozwalającą przenieść powtarzalne obowiązki na zaawansowane systemy informatyczne. Comarch OCR to sprawdzone narzędzie, rewolucjonizujące codzienną pracę działów finansowych oraz biur rachunkowych. Automatycznie odczytuje dane z faktur, a następnie wprowadza je bezpośrednio do oprogramowania Comarch ERP Optima.
Jak działa Comarch OCR?
System wykorzystuje zaawansowane, autorskie algorytmy oraz elementy sztucznej inteligencji, aby precyzyjnie przeanalizować dostarczony plik graficzny i zamienić go na tekst. Narzędzie bez problemu radzi sobie z dokumentami zapisanymi w najpopularniejszych formatach, takich jak PDF, JPG, JPEG, TIFF lub PNG. Po odczytaniu danych usługa przypisuje je do odpowiednich kategorii i błyskawicznie przesyła do rejestrów oprogramowania księgowego.
Narzędzie skutecznie rozpoznaje informacje z faktur, w tym także z dokumentów wielostronicowych:
- Numer NIP – po jego odnalezieniu system automatycznie weryfikuje dane kontrahenta w rejestrze GUS, a następnie precyzyjnie uzupełnia i przenosi pobrane informacje na dokument w rejestrze zakupu lub sprzedaży VAT.
- Dane identyfikacyjne dokumentu – w tym pełny numer faktury oraz datę jej wystawienia i sprzedaży.
- Warunki finansowe – poszczególne stawki VAT, powiązane z nimi kwoty netto i brutto oraz numery rachunków bankowych.
- Szczegóły płatności – wybraną formę płatności, ostateczny termin uregulowania należności oraz walutę, w której wystawiono dokument (PLN, EUR, USD, GBP).
Sam proces obsługi systemu zamyka się w czterech prostych krokach: od przygotowania skanu lub zdjęcia dokumentu, przez automatyczne załadowanie pliku do usługi, aż po szybkie sprawdzenie poprawności i ostateczne zatwierdzenie faktury w systemie ERP.
Najważniejsze cechy i zalety systemu
Wprowadzenie usługi Comarch OCR w strukturę operacyjną firmy niesie ze sobą szereg korzyści. Do najważniejszych wyróżników tego rozwiązania należą:
- Oszczędność czasu – automatyzacja procesu pozwala skrócić czas poświęcany na obsługę jednego klienta podczas zamknięcia miesiąca nawet o 30-40%. Pracownicy nie muszą już tracić godzin na żmudne ręczne wprowadzanie danych z papierowych dokumentów, dzięki czemu mogą przeznaczyć zaoszczędzony czas na bardziej wymagające i strategiczne zadania.
- Brak kosztów wdrożenia i skomplikowanej integracji – usługa działa bezpośrednio w Twoim systemie Comarch ERP Optima. Użytkownik nie musi instalować żadnych dodatkowych aplikacji ani logować się przez zewnętrzne portale, gdyż w menu programu pojawia się dedykowana ikona OCR od razu gotowa do użycia.
- Pełna mobilność i łatwa praca zdalna – dzięki modelowi usług w chmurze pracownicy zyskują bezpieczny dostęp do narzędzia z dowolnego miejsca i o każdej porze. Umożliwia to cyfrowe wprowadzanie faktur przesłanych elektronicznie bez konieczności ich fizycznego odbierania.
- Elastyczność kosztowa i bezpieczeństwo chmury – dane przetwarzane w systemie podlegają najwyższym standardom ochrony. Dodatkowo dostępność usługi w kilku zróżnicowanych pakietach abonamentowych gwarantuje, że koszt narzędzia będzie zawsze idealnie proporcjonalny do rzeczywistych potrzeb biznesowych firmy.
Przetestuj Comarch OCR całkowicie za darmo
Nowoczesne rozwiązania powinny bronić się realnymi efektami, dlatego każdy użytkownik posiadający system Comarch ERP Optima ma możliwość bezpłatnego sprawdzenia zdolności sztucznej inteligencji w swojej codziennej pracy. W ramach darmowego pakietu DEMO 50, po podpisaniu stosownych umów, zyskujesz miesięczny dostęp do usługi, pozwalający na automatyczne wprowadzenie do 50 faktur. To idealny sposób, aby osobiście przekonać się o zaletach tego systemu.
Zmień oblicze finansów w swojej firmie
Automatyzacja procesów finansowych z wykorzystaniem Comarch OCR to sprawdzony krok w stronę cyfrowej transformacji Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli chcesz uwolnić potencjał swoich pracowników, wyeliminować błędy przy przepisywaniu dokumentów oraz zoptymalizować koszty operacyjne, sprawdź to rozwiązanie. Skontaktuj się z nami już dziś, aktywuj bezpłatny pakiet testowy – zobacz, jak łatwa, szybka i przyjemna może być nowoczesna księgowość.