Comarch ERP Optima - moduł Serwis

Moduł Comarch ERP OPTIMA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych. Potrzeby firm w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania.

 

Tak więc, w zależności od firmy w module Comarch ERP OPTIMA Serwis można:

 

prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (z podziałem na rodzaje),

swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),

rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku") i opisywać cechami,

harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),

szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dzień bieżący,

rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części),

bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon za wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),

zarezerwować czas w terminarzu w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do klienta.

Schemat blokowy funkcjonalności modułu Serwis programu Comarch Optima

 

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które ułatwiają filtrowanie listy i kontrolę realizacji zlecenia.

 

Okno listy zadań serwisowych w module Serwis programu Comarch Optima

 

Lista zleceń serwisowych

Formularz zlecenia składa się z pięciu zakładek:

 

Ogólne - zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.

Czynności - na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.

Części - zawiera informacje o wykorzystanych częściach.  Z poziomu tej zakładki użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części.

Atrybuty - zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).

Dokumenty - zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Okno forlumarza zlecenia serwisowego w module Serwis programu Comarch Optima

 

Formularz zlecenia

Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:

 

niezależna - czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,

po wykonaniu poprzedniej -  czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,

wg terminu - czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora.

 

Na potrzeby obsługi modułu Comarch ERP OPTIMA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia, np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały. Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW.

 

Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia.

 

 

 

Wartość zlecenia

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

 

dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,

dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,

dokumentu FA/ PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności.

Moduł Comarch ERP OPTIMA Serwis może współpracować z modułem Comarch ERP OPTIMA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP OPTIMA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch ERP OPTIMA Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module Comarch ERP OPTIMA Serwis. Dostępne są następujące zestawienia:

 

analiza czynności wg serwisantów,

wykonane czynności w zadanym okresie,

najczęściej pobierane części,

najczęściej wykonane czynności.