Comarch ERP Optima - moduł CRM

Potrzeby firm w zakresie gromadzenia i zarządzania kontaktami z klientami zależą zarówno od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania. W zależności od firmy moduł CRM może znaleźć zastosowanie w następujących obszarach działań:

• rejestracja kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
• harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
• rejestrację wywiadów (proste ankiety marketingowe - klient, pytania i odpowiedzi, itd.),
• ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
• baza wiedzy - wyszukiwanie odpowiedzi na powtarzające się pytania,
• faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
• obsługa firmowej skrzynki poczty elektronicznej,
• przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych.

Rejestracja klientów i zadań

Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.

Zintegrowanie z pozostałymi modułami umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.

Formularz kontaktu

Przydzielanie opiekuna do zadania

Każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna/pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.

Terminarz

Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.

Faktury cykliczne

Odrębną funkcją w module CRM są faktury cykliczne - stworzone głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają te same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. W tym celu można tworzyć schematy faktur cyklicznych, na podstawie których będą generowane faktury w module handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie. Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.

Skrzynka pocztowa

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optimie. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat.

Możliwe jest zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail, można również tworzyć wzorce szablonów wiadomości e-mail. Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysyłane wiadomości są zapisywane w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.

Ofertowanie

W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych. Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

W ofertowaniu operator może wystawić jedną ofertę handlową dla jednego kontrahenta albo jedną ofertę handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną ofertę handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.
Zapisaną ofertę handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową.

Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

• generowanie oferty dla pojedynczego klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument oferty handlowej dla jednego klienta;
• seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument oferty handlowej dla wielu kontrahentów.

Moduł Comarch ERP OPTIMA CRM dostępny jest również w wersji rozszerzonej CRM Plus, który został wzbogacony w funkcjonalność związaną z windykacją należności.